Một số yếu tố giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả năm 2022

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp thì quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả là một trong những cơ sở then chốt để đánh giá tiềm năng phát triển, cạnh tranh của các tổ chức, doanh nghiệp đó trong các hoạt động kinh doanh.

Để nắm rõ hơn định nghĩa của quản trị doanh nghiệp là gì? yếu tố nào giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả? Chúng ta cùng tìm hiểu các thông tin sau đây:

Định nghĩa quản trị doanh nghiệp: Quản trị doanh nghiệp là một cụm từ rất quen thuộc với những người làm lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp. Đó là một hệ thống bao gồm các quy định, quy trình, quy tắc, cơ chế mà dựa vào đó tổ chức, doanh nghiệp có thể điều hành và kiểm soát hoạt động sản xuất, kinh doanh, vận hành và hoạt động của các phòng/ban, các thành viên/nhân viên trong doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp, quy trình quản trị gắn liền với việc cân bằng lợi ích của các thành viên trong doanh nghiệp cùng với các đối tác - khách hàng và nhà nước (hoạt động kê khai và nộp thuế). Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, việc xây dựng kế hoạch - chiến lược, định hướng mục tiệc, xác định nguồn lực, xây dựng phương án triển khai, quản lý quá trình thực hiện công việc, các quy trình quản lý, kiểm soát nội bộ, đánh giá trong quá trình triển khai công việc, điều chỉnh trong quá trình thực hiện.. chính là các bước, các yếu tố giúp quản lý doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.



Dưới đây là một số yếu tố mà quá trình quản trị doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo việc quản lý và vận hành doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn:

1. Quản trị doanh nghiệp cần Xác định chiến lược rõ ràng:

Bắt đầu bất cứ một công việc nào cũng cần xác định rõ kế hoạch thực hiện, mục tiêu và mục đích đạt được là gì, để từ đó chúng ta có thể định hình được chiến lược, sứ mệnh và tầm nhìn hướng đến.
Mọi thứ chỉ được rõ ràng hơn khi xác định được các nội dung quan trọng và cụ thể nó ra bằng các nội dung, trong đó có sự phân công, sắp xếp, và định hướng chi tiết cho từng công việc và vị trí cụ thể.
Khi đã xác định được chiến lược, xây dựng được nội dung cụ thể, nhà quản lý cần phổ biến đến từng vị trí lãnh đạo quan trọng chủ chốt để các lãnh đạo phụ trách hiểu rõ vai trò và chức năng của bộ phận mình đang phụ trách quản lý, điều quan trọng hơn là việc triển khai chi tiết của các bộ phân quản lý đến từng tổ nhóm và từng cá nhân trong tổ nhóm cũng rất quan trọng. Để mọi người cùng xác định được tầm quan trọng của mình và vai trò của mình ở trong tổng hòa chung khi thực hiện các công việc chuyên môn này. Để từ đó, mọi người có thể bám sát, làm đúng, đủ và kịp tiến độ mà Ban lãnh đạo đã đề ra.

2. Tổ chức và sử dụng nguồn nhân lực hợp lý

Việc định hướng đã hoàn tất, nhà quản trị cần có bước nghiên cứu, tổ chức và sắp xếp nguồn lực nhân sự cho phù hợp với các vị trí then chốt trong doanh nghiệp. Căn cứ và trình đô chuyên môn, kinh nghiệm triển khai - thực thi của từng lãnh đạo chủ chốt, nhà quan lý sẽ ra quyết định phân công cho phù hợp với chức năng của phòng ban. Từ đó, căn cứ theo đề xuất từ người quản lý phòng ban đó, ban lãnh đạo quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc phân công thêm các vị trí trưởng/phó các phòng ban chuyên môn và sắp xếp nhân sự theo phòng ban chuyên môn và tính toán số lượng nhân sự cần để có thể thực hiện được công việc của phòng ban đó cho phù hợp.
Ví dụ, một doanh nghiệp phát triển dự án bất động sản, thì cần có các phòng ban như: Ban quản lý dự án, Ban kinh doanh, Ban kế toán.... những phòng ban này đều phụ trách những công việc đặc thù riêng biệt của dự án đó. Đối với dự án đã có đầy đủ giấy phép, hồ sơ pháp lý và chuyển sang công đoạn thi công - bán hàng và thu tiền thì các phòng ban này sẽ phối hợp với nhau nhuần nhuyễn về thông tin.
Đối với Ban quản lý dự án, các vị trí bắt buộc cần phải có bao gồm: Trưởng ban quản lý dự án/hoặc người quản lý dự án (phụ trách đầu mối thông tin, hồ sơ pháp lý thi công, quản lý chung cho toàn bộ hoạt động thi công, triển khai xây dựng, an toàn, tiến độ, tổng mức đầu tư đã được duyệt, nghiệm thu hoàn thành công việc ....); Kỹ sư dự toán (QS) dự án - đây là một vị trí rất quan trọng và xuyên suốt trong quá trình thực hiện dự án từ đầu đến cuối, từ khâu lập dự toán đầu tư, khâu kế hoạch lựa chọn nhà thầu, đấu thầu, hồ sơ trúng thầu, thanh quyết toán công trình...; kỹ sư xây dựng - phụ trách giám sach thực địa (là người liên tục túc trực tại công trình để giám sát tiến độ, chất lượng thi công và tuân thủ đúng thiết kế tại thực địa dự án; kỹ sư ME - kỹ sư cơ điện, đây là vai trò quan trọng, trong quá trình thi công phần xây dựng thì bao giờ cũng có liên quan đến hệ thống điện bên trong công trình; ...
Việc người lãnh đạo biết và sắp xếp đúng người, đúng vị trí và tin tưởng giao phó công việc cho họ sẽ khiến cho mọi công việc và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu nhà quản lý không nắm vững được hết thì có thể nhờ cố vấn, tư vấn để có thể xây dựng cho mình đội ngũ bộ máy hoạt động được chuyên nghiệp.
Trong quá trình thực hiện, việc xem xét, đánh giá và thường xuyên có những hoạt động tổng kết, sơ kết và trao đổi thông tin, báo cáo sẽ giúp cho công việc được kiểm soát tốt hơn. Tuy nhiên, nhà lãnh đạo cũng cần phải chú ý tránh tổ chức quá nhiều buổi họp hoặc tổ chức quá nhiều các buổi kiểm tra, đánh giá vì hoạt động này có thể sẽ gây là cảm giác khó chịu cho người lao động.

3. Thực hiện kiểm soát tài chính tốt

Tài chính như là mạch máu chảy trong doanh nghiệp, vì thế song song với kế hoạch và mục tiêu đã định hướng sẵn thì doanh nghiệp cũng phải có trước mắt một nguồn tài chính đủ để duy trì hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp.
Đối với hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, người quản trị mặc dù đã có tổ chức một phòng kế toán riêng biệt hoặc một bộ phận kế toán riêng biệt, nhưng cũng cần phải xây dựng cho doanh nghiệp của mình một quy chế kiểm soát tài chính - kiểm soát chi tiêu. Điều này tưởng chừng như không cần, nhưng khi quy trình này và quy chế này được ban hành rộng rãi và áp dụng chung trong doanh nghiệp thì mọi người sẽ nắm bắt được tinh thần về tài chính chung của doanh nghiệp, để từ đó biết được các quy trình chi tiêu -thanh toán.
Đối với kế toán thì cũng có báo cáo định kỳ, báo cáo đột suất để từ đó người quản trị có thể biết được ngay sức khỏe tài chính của doanh nghiệp mình, nếu có bất cứ một vấn đề gì về sức khỏe tài chính, về kế hoạch dòng tiền, kế hoạch doanh thu và kế hoạch chi phí bị thay đổi thì người lãnh đạo sẽ tiến hành họp khẩn đề có định hướng điều chỉnh nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động ở mức bình thường.
Quản trị doanh nghiệp là khâu khó, không phải ai cũng có thể làm được, kiểm soát tài chính tốt là việc quản lý và cân đối được thu chi, tránh cán cân chi nhiều hơn thu, hoặc lệch khỏi kế hoạch kinh doanh đã đề ra.
Một vấn đề khác, đối với quá trình thực hiện công việc, bất cứ các hoạt động thu chi đều cần có kế hoạch và báo cáo rõ ràng, con số kế toán và các con số không được nhầm lẫn giữa các sổ, điều này yêu cầu khắt khe hơn từ bộ phận kế toán - tài chính và kế hoạch của doanh nghiệp.
Nếu tất cả các bộ phận, phòng ban và các cá nhân trong doanh nghiệp đều nắm vững về quy chế chi tiêu, quy chế tài chính doanh nghiệp thì có lẽ người quản trị sẽ dễ dàng hơn trong quá trình quản lý tài chính.

4. Quản lý kế hoạch

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh hay thực hiện dịch vụ..., việc đảm bảo quản lý kế hoạch là một yêu cầu khắt khe mà nhà quản trị doanh nghiệp cần phải lưu ý. Thông thường, ở một doanh nghiệp thường có những kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Trong những kế hoạch kể cả là ngắn hay dài hạn thì đều có những tiêu chí đánh giá chung là có đảm bảo đúng kế hoạch đã đề ra không, kế hoạch đó bao gồm: kế hoạch về bán hàng, kế hoạch tuyển dụng nhân sự, kế hoạch luân chuyển dòng tiền, kế hoạch marketing, kế hoạch xây dựng, kế hoạch thực hiện công việc, kế hoạch đào tạo... rất nhiều kế hoạch nhỏ trong kế hoạch lớn. Và những kế hoạch này thông thường sẽ được xây dựng chia thành nhiều công đoạn nhỏ, việc hoàn thành từng công đoạn kế hoạch và thực hiện hoàn thành từng nhiệm vụ cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lớn.

Chinh vì vậy, việc xây dựng kế hoạch, báo cáo thực hiện, kiểm tra và đánh giá công việc là một hoạt động thường xuyên, liên tục. Có như vậy thì người quản lý mới có thể nắm bắt và kiểm soát được đầu mối công việc.

Mỗi một mục tiêu lớn thì đều có những mục tiêu nhỏ bên trong. Để đạt được mục tiêu lớn, thì người quản lý cần phải phân chia ra các mục tiêu nhỏ bên trong để giao cho các phòng ban chuyên môn thực hiện, và đạt được hết các mục tiêu nhỏ bên trong mục tiêu lớn thì mới hoàn thành được mục tiêu lớn.

5. Đào tạo

Doanh nghiệp dù có nguồn lực tài chính dồi dào, nhưng nhân sự không trung thành, không gắn bó hoặc không có năng lực thì cũng không thể thành công được.

Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, ngoài những công việc thường xuyên, liên tục như nêu ở trên, thì những công việc liên quan đến đào tạo chuyên môn, đào tạo kỹ năng, đào tạo văn hóa doanh nghiệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp cần thường xuyên được diễn ra. Điều này cũng tạo nên một cơ chế, một môi trường tốt để cho các nhân sự, người lao động học tập và phấn đấu.

Trong hoạt động đào tạo, doanh nghiệp xác định đâu là nội dung chính yếu, và kế hoạch đào tạo cũng phải được xây dựng bài bản, khoa học, tránh tạo nên những nội dung không cần thiết - lan man (nếu như vậy sẽ gây ra tác dụng ngược, gây tốn thời gian và tiền bạc).

Ví dụ, Công ty Luật trách nhiệm hữu hạn SJKlaw (Luật SJK) - là một doanh nghiệp về mảng luật, để tạo ra những nội dung đào tạo nội bộ tốt, thì nhà quản lý thường xuyên có những buổi đào tạo cố định vào thứ 7 hàng tuần tại văn phòng, chương trình có ghi lại nội dung bằng video và viết lại nội dung chia sẻ để mọi người có thể nghe lại hoặc đọc lại. Các nội dung chia sẻ/ đào tạo gồm: về quản trị doanh nghiệp, về kinh nghiệm tham gia tranh tụng tại tòa, kinh nghiệm về tư vấn khách hàng, quy trình thực hiện một thư tư vấn pháp lý, quy trình chuẩn bị hồ sơ tư vấn khách hàng, quy trình kiểm soát nội bộ, quy trình truyền thông thương hiệu SJK, ... rất nhiều nội dung và được xây dựng xuyên suốt cho 1 năm hoạt động và hàng năm sẽ được nghiên cứu, đối mới và bổ sung thêm các nội dung cập nhật.

Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu công việc của doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng có thể tổ chức hoặc thuê các trường hoặc giảng viên/chuyên gia để tổ chức các khóa đào tạo dài hạn hoặc ngắn hạn cho các nhân sự nòng cốt, các nhân sự mầm. Để từ đó, định hướng được sự phát triển cho các đội ngũ nhân sự kế cận. Đảm bảo doanh nghiệp luôn ở mức an toàn về đội ngũ lãnh đạo.

0 Nhận xét