Kỹ năng lập bản kế hoạch và các phân tích chi tiết từng bước triển khai

[tintuc]

Kỹ năng lập kế hoạch, một bản kế hoạch đơn giản hay tổng thể - chi tiết cũng cần có các nội dung như: Đầu mục công việc, thời gian thực hiện công việc, người thực hiện công việc, các nguồn lực cần có để thực hiện, triển khai công việc. Các kế hoạch triển khai công việc thì cũng tùy theo từng loại công việc để có thể xây dựng 1 bản kế hoạch chuẩn chỉ. Việc xây dựng, tạo lập một bản kế hoạch có ý nghĩa rất lớn trong việc giúp cho chúng ta có thể thực hiện và tuân thủ được thời gian cũng như có thể dự đoán được kết quả có thể hoàn thành. Từ bản kế hoạch, chúng ta cũng có thể xác định được các nguồn lực cần phải chuẩn bị (bao gồm cả nhân lực vật lực - tiền bạc).

Bất kể một doanh nghiệp hay một cá nhân nào cũng cần phải có cho mình những bản kế hoạch thực hiện công việc riêng cho bản thân mình.



Dưới dây là những chia sẻ, kỹ năng tổng hợp được mà Buingockhanh.com đã từng thực hiện, trải qua cũng như tìm hiểu. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp cho mọi người, các doanh nghiệp có thể áp dụng một phần nào đó cho công việc/cuộc sống của mình.

Xác định nội dung cần có của một bản kế hoạch:

Các nội dung chính gồm:

  • Mục tiêu, yêu cầu công việc
  • Nội dung công việc
  • Địa điểm, thời gian thực hiện và người thực hiện kế hoạch
  • Cách thức thực hiện kế hoạch
  • Phương pháp kiểm soát và kiểm tra
  • Nguồn lực thực hiện
  • Các ghi chú, diễn giải (nếu có)

Các bước tiến hành lập một bản kế hoạch

1. Xác định mục tiêu

Để lập kế hoạch cho công việc của bạn nhanh chóng đạt được hiệu quả và thành công, trước tiên bạn phải quan tâm đến:

  • Lập bản kế hoạch này nhằm mục đích gì? Có cần phải lập không
  • Xác định mức độ cần thiết - bắt buộc phải lập bản kế hoạch
  • Xác định hậu quả/các bất lợi nếu không có kế hoạch (cả kế hoạch cho cá nhân và kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp).
  • Việc xác định kế hoạch rõ ràng, chi tiết và có các dự phòng phương án thực hiện kế hoạch thì sẽ giúp chúng ta đi đúng hướng, dễ dàng đạt được các kết quả minh mong muốn.

Trước khi dự định hoặc được giao một công việc gì đó từ sếp/hoặc của bản thân thì chúng ta phải tìm hiểu về công việc đó là gì?  ít nhất cũng phải nắm được xem mục đích, mong muốn cuối cùng của việc thực hiện công việc đó, để từ đấy chúng ta xác định rõ về nội dung công việc. Sau khi đã xác định được mong muốn, mục đích của nó, chúng ta sẽ chuyển sang bước thứ 2 (Xác định nội dung công việc).

Ví dụ: Sếp giao cho công việc là thiết kế cuốn Profile giới thiệu công ty. Ví dụ là công ty SJK Việt Nam.

Thì chúng ta sẽ ngay lập tức phải tìm hiểu Profile giới thiệu công ty là gì? mong muốn cuối cùng sếp muốn đạt được là cái gì?

Ở đây rõ ràng, kết quả đạt được sẽ là một file thiết kế hoàn chỉnh, có nội dung đầy đủ giới thiệu về doanh nghiệp, trong đó sẽ có đầy đủ các phần thuyết minh giới thiệu công ty, giới thiệu về ngành nghề lĩnh vực hoạt động, giới thiệu các điểm mạnh của doanh nghiệp, mục tiêu doanh nghiệp hướng đến, và có thể thêm đó là các cộng sự thực hiện trong doanh nghiệp, một số hình ảnh kèm theo. 

Kết luận của phần ví dụ này: Chính là 1 file mềm (có thể là file PDF) sản phẩm là Profile với nội dung là giới thiệu công ty SJK Việt Nam.

2. Xác định nội dung của công việc

Khi đã xác định được mục tiêu, thì chúng ta bắt tay vào việc xác định nội dung công việc thực hiện. Ở bước này, chúng ta sẽ cần phải vạch ra các việc chính, việc phụ cần phải làm để đạt được kết quả (đạt được mục tiêu) là gì?

Nếu trường hợp, các công việc được giao hoặc mình mong muốn đạt được mục tiêu mà bản thân chưa từng làm, chưa từng va chạm thì chúng ta cũng đừng quá hoang mang. Đây lại là một cơ hội để chúng ta được trải nghiệm, được học thêm. Kiến thức mới có lẽ bao giờ cũng rất hấp dẫn. Ở tình huống này, chúng ta bắt tay vào việc tìm kiếm thông tin ở trên các trang website chuyên về lĩnh vực đó, tìm kiếm tổng hợp và so sánh (cuối cùng là tổng hợp thành một bản của mình). Việc này vẫn chưa dừng lại, chúng ta cần liên hệ với các chuyên gia trong lĩnh vực này để hỏi và xin ý kiến tham vấn. Điều này sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự công việc và các nội dung công việc thực hiện một cách chuẩn chỉ nhất, ngắn gọn nhất và khả thi nhất.



Việc xác định nôi dung, chúng ta sẽ đặt ra các cậu hỏi như sau và tìm câu trả lời cho nó:

- Mình sẽ thực hiện những việc gì để đạt được mục tiêu/mong muốn?

- Trình tự để thực hiện các công việc nêu trên như thế nào?

- Mình sẽ dành bao nhiêu thời gian để đạt được mục tiêu?

- Cần bao nhiêu nguồn lực (người cùng thực hiện/tiền bạc) để có thể giải quyết được các công việc chi tiết đó?

- Trong quá trình thực hiện, nếu không đảm bảo tiến độ? thực hiện không hiệu quả thì cần điều chỉnh như thế nào?

- Ai là người sẽ hỗ trợ chính, hỗ trợ phụ; thực hiện chính; phối hợp cùng thực hiện các công việc nêu trên?

Sẽ còn rất nhiều các câu hỏi, thắc mắc liên quan đến xác định nội dung công việc nữa, tuy bước này không hề dễ dàng, nhưng nếu chúng ta xác định chính xác, rõ ràng và chi tiết càng nhiều thì mức độ và tỉ lệ thành công sẽ tỉ lệ thuận với nó.

Ví dụ: 

Để hiểu rõ hơn về nội dung này, Buingockhanh.com xin tiếp tục ví dụ liên quan đến cuốn Profile của Công ty cổ phần Phát triển SJK Việt Nam nêu trên.

Sau khi bạn đã được lãnh đạo giao việc và xác định được mong muốn (mục đích cuối cùng của công việc) thông qua việc xác nhận lại kết quả mà lãnh đạo mong muốn là gì rồi thì bây giờ chúng ta sẽ bắt tay vào việc xác định nội dung công việc.

(i) XÂY DỰNG BỐ CỤC CUỐN PROFILE (2 tiếng đồng hồ):

Tìm kiếm trên Google, tìm kiếm các file có đuôi ".PDF" Profile giới thiệu công ty, Profile company... rất nhiều file mềm PDF giới thiệu về doanh nghiệp hiển thị, việc tiếp theo chúng ta cần làm là tải nó về, mở ra và tham khảo tất cả các file mà chúng ta đánh giá là phù hợp, tương đồng với doanh nghiệp hoặc có bố cục giống như mong muốn lãnh đạo đưa ra, chúng ta tổng hợp ngắn lại những gì mình hiểu về nó. 

Như vậy, chúng ta đã xác định được BỐ CỤC PROFILE giới thiệu cho công ty SJK Việt Nam.

Việc xác định được bố cục cũng là nội dung công việc đầu tiên trong phần xác định nội dung thực hiện.

Chúng ta cũng có thể lượng được thời gian để đạt được kết quả là Bố Cục profile (thông thường khoảng 2 tiếng đồng hồ - 120 phút).

Tiếp theo, xác định người xây dựng bố cục là ai? Cái này thì cũng khỏi phải nói luôn, còn ai trồng khoai đất này nữa? Chính là người vừa gõ google tìm kiếm thông tin, đã tìm kiếm được rồi thì viết luôn đi chứ còn chờ ai nữa?. Như vậy là xong công việc đầu tiên. XÂY DỰNG BỐ CỤC CUỐN PROFILE.

(ii) VIẾT NỘI DUNG GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP CHO CUỐN PROFILE? XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN CÔNG NGƯỜI VIẾT CHÍNH, NGƯỜI HỖ  TRỢ.

Ứng với mỗi phần trong bố cục cũng chính là một phần công việc chi tiết mà chúng ta cần phải làm. Ở đây, cuốn profile nó như một câu chuyện/bài văn nhưng nó lại như một cuốn luật vừa yêu cầu sự mềm mại nhưng lại vừa yêu cầu độ chính xác tuyệt đối... không nói quá, nhưng thực tế cái gì mà quảng cáo sai sự thật thì kết quả nhận được là thảm hại nhiều hơn thành công. Chính vì vậy, nội dung cuốn cuốn Profile giới thiệu công ty SJK Việt Nam cần phải viết và phản ánh một cách chân thật nhất, chính xác nhất nhưng cũng phải cuốn hút bằng những hình ảnh và bố cục đẹp, dễ tiếp cận cũng như dễ hiểu (vì mục đích là để giới thiệu doanh nghiệp kia mà, giới thiệu ngành nghề dịch vụ mình cung ứng kia mà). Do đó, phải xác định đối tượng, người đọc là ai, mục đích quảng bá doanh nghiệp chỉ để cho oai hay còn mục đích là tìm kiếm khách hàng, đối tác? 

Chắc chắn việc xây dựng nội dung cuốn Profile giới thiệu Công ty SJK Việt Nam là để giới thiệu dịch vụ và tìm kiếm khách hàng. Chính vì vậy, cần phải xác định nội dung chính là giới thiệu các dịch vụ, ưu thế của công ty, đội ngũ chuyên gia thực hiện công việc của công ty. Để từ đó, chúng ta lựa chọn người viết hoặc xác định người viết cho chuẩn chỉ, hiểu được doanh nghiệp, hiểu được tính chất công việc và ngôn ngữ trong sáng, dễ hiểu.

Ở phần này, chúng ta cần xác định: Ai là người viết nội dung (theo bố cục đã có sẵn), thời gian hoàn thành bao lâu?

(iii) CHUẨN BỊ HÌNH ẢNH ĐẸP VÀ TRIỂN KHAI THIẾT KẾ GIÀN TRANG.

Thông thường, một cuốn Profile đẹp, thì cần có các hình ảnh đẹp, các hiệu ứng cũng như bố cục đẹp, màu sắc cũng như font chữ dễ đọc, thu hút người xem.

Chính vì vậy, ở nội dung này cần giải quyết 2 việc:

- Hình ảnh lấy ở đâu: nếu là các hình ảnh mang tính chất minh họa thì có thể tìm kiếm trên mạng (trang website:  freepick.com hoặc Shutterstock.com...), nhưng ảnh tập thể và ảnh cá nhân đội ngũ cộng sự, chuyên gia trong doanh nghiệp thì phải tiến hành chụp và chỉnh sửa ảnh. Việc chụp ảnh nên thuê một đội chụp ảnh chuyên nghiệp về để họ gian dựng, lấy góc và triển khai chụp cho mình. Làm được điều này sẽ tăng độ thuyết phục cho khách hàng và người có sản phẩm trong tay.

- Ai là người thiết kế? nếu nội dung đã có sẵn (đã được hoàn thành như nêu ở mục ii ở trên) và hình ảnh đã có thì sẽ đến khâu thiết kế cuốn profile. Trong doanh nghiệp có ai làm được không? làm bằng phần mềm gì? nếu trường hợp doanh nghiệp có sẵn người có chuyên môn, tay nghề cao trong việc thiết kế, dàn dựng cuốn profile thì doanh nghiệp nên sử dụng và giao việc cho nhân sự đó, điều này một phần giúp tiết kiệm thời gian, dễ dàng hiểu ý và truyền đạt ý tưởng với nhau, đồng thời lớn nhất là giảm được rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp. 

Trong trường hợp, doanh nghiệp không có ai biết thiết kế, sử dụng các phần mềm như Photoshop hoặc illustrator thì tốt nhất nên tìm kiếm một công ty thiết kế 2D để họ xử lý việc này cho mình. Ở đây, đối với phần công việc này chắc chắn sẽ phát sinh các việc phụ: như chọn công ty thiết kế nào, giá thiết kế bao nhiêu, thời gian hoàn thành... phát sinh hợp đồng dịch vụ, thì ký kết hợp đồng và thanh toán cũng là một khâu công việc cần phải thực hiện theo quy trình của công ty. XOng rồi lại phân công người giám sát, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm trước khi trình lãnh đạo phê duyệt cuối cùng.

(iv) PHÁT HIỆN LỖI, CHỈNH SỬA, HOÀN THIỆN

Mọi công việc khi đã hoàn thành (triển khai xong cả 3 nội dung nêu trên) thì chúng ta cũng đã thu được sản phẩm, đó chính là 1 file mềm về cuốn Profile giới thiệu công ty SJK Việt Nam. Tuy nhiên, ở việc hoàn thành này mới chỉ là hoàn thành so với các nội dung công việc đưa ra thôi. Chung ta cần chuyển sang khâu cuối cùng lại kiểm tra, phát hiện lỗi, kiểm tra bố cục, độ chính xác, thẩm mỹ, màu sắc... rất nhiều thứ ở trong này. Bao gồm cả việc thiết kế trang bìa và trang thông tin cuối. Mọi thứ ở bước này sẽ là rất khắt khe, tỷ mỉ và đôi lúc cũng khiến chúng ta cảm thấy khó chịu. Tuy nhiên, muốn một sản phẩm đẹp, tinh và được chào đón thì cũng cần phải có những nhà phê bình lão luyên, tinh tường và khắt khe... thì sản phẩm ra đời cũng sẽ được người đọc chào đón nhiều nhất, hiệu quả mang lại cũng cao nhất.

(v) IN ẤN VÀ PHÁT HÀNH

Mọi thứ đã hoàn hảo rồi thì tiến hành in ấn đại trà và phát hành ấn phẩm. Lúc này thì cũng đã chuyển sang một công đoạn mới, một yêu cầu mới rồi. 

Như vậy, xác định công việc ở Bước 2 này sẽ tùy thuộc vào yêu cầu, mục đích của công việc được giao hoặc mong muốn của bản thân để xác định được các nội dung chi tiết để thực hiện và hoàn thành mục tiêu đó.

3. Xác định công việc đó được thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thực hiện

Thực tế, việc xác định công việc đó được thực hiện ở đâu thì cũng tùy tính chất công việc, như thời điểm hiện nay, khi dịch bệnh Covid-19 bùng nổ, việc thực hiện công việc không phải là trào lưu nữa mà nó đang dần trở thành xu hướng. Nếu là công việc do cá nhân chuyên môn phụ trách thì cũng không nhất thiết phải đến văn phòng (mọi người có thể hoàn toàn chủ động công việc của mình ở nhà hoặc bất cứ nơi nào thuận lợi cho việc hoàn thành nội dung đã được phân công).

Thế còn những công việc mang tính chất tập thể bắt buộc phải có tất cả mọi người cùng tập trung, cùng bàn bạc và giải quyết cùng 1 vấn đề, ở cùng một thời điểm thì sẽ phải xác định thời gian và địa điểm rõ ràng.

Tuy vậy, ở nội dung này không phải là không quan trọng. Mà ngược lại hoàn toàn, bởi nó có vế sau: "KHI NÀO VÀ AI LÀ NGƯỜI THỰC HIỆN".

Đây được hiểu là bảng phân công công việc người phụ trách, người trực tiếp làm. Càng phân công rõ, càng chi tiết và đúng người, đúng chuyên môn thì công việc càng được tiến triển tốt.

Thế còn, nếu phân công vào một người không đúng chuyên môn hoặc kinh nghiệm kém thì tất nhiên thời gian hoàn thành sẽ phải kéo dài hơn.

Ví dụ:

Tiếp tục là cuốn Profile giới thiệu công ty cổ phần Phát triển SJK Việt Nam.

Ở đây chúng ta xác định như nội dung 1 và 2. Các mục đích và thứ tự công việc cũng có rõ ràng rồi. Bây giờ là xác định làm khi nào và ai là người làm.

Đơn gian thôi, 

Giao công việc cho từng mảng nhất định, chỉ có mảng dịch vụ chuyên môn, chuyên trách là hiểu về công ty cũng như công việc của mình thực hiện nhất.

Mảng luật thì giao lại toàn bộ cho Cán bộ phụ trách mảng luật viết và tìm kiếm thông tin, định hướng hình ảnh cũng như vẽ các phác họa quy trình, biểu mẫu hoặc sơ đồ triển khai công việc đối với mảng dịch vụ tư vấn luật.

Còn mảng bất động sản thì cũng phải xem ai đang là người phụ trách chính, thì giao phần này lại cho người phụ trách chính việc.

Định hướng nội dung và mong muốn nội dung thì người được giao sẽ nắm rõ nhất ý của sếp muốn, để từ đó vạch ra các ý và yêu cầu hoàn thiện đối với phần công việc của từng người phụ trách.

Thời gian hoàn thành đối với phần viết nội dung: thông thường khoảng 1 ngày viết và 1 ngày chỉnh sửa câu chữ và nộp bài cho người ra đề.

Tương ứng với mỗi vấn đề, bạn cần trả lời các câu hỏi liên quan sau đây:

Ở đâu?

  • Công việc đó được thực hiện tại đâu?
  • Địa điểm giao hàng/nhận hàng/tư vấn/viết bài/giám sát... ở đâu?

Thời gian:

  • Thời gian thực hiện bắt đầu khi nào?
  • Khi nào bàn giao?
  • Khi nào kết thúc?

Để xác định được thời hạn hoàn thành, bạn phải biết mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng việc để chọn lựa cái nào nên làm trước, cái nào làm sau.

Có 4 loại công việc khác nhau:

  • Công việc rất quan trọng và rất khẩn cấp
  • Công việc không quan trọng nhưng rất khẩn cấp
  • Công việc rất quan trọng nhưng không khẩn cấp
  • Công việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Bạn nên ưu tiên thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Ai? Ai ở đây chính là:

  • Ai làm việc đó?
  • Ai kiểm tra?
  • Ai hỗ trợ?
  • Ai chịu trách nhiệm?

4. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc

Ở việc ưu tiên này chính là ưu tiên để hoàn thiện công việc. Các công việc và mức độ ưu tiên thì được nêu ở mục 2 và 3 nêu trên.

5. Tập trung thực hiện kế hoạch

Cái này là rất quan trọng. Bởi, nhiều bạn/nhiều doanh nghiệp lập bản kế hoạch rất hay nhưng lại không thực hiện.

Nếu không thực hiện triển khai hoặc không thập trung thực hiện thì kết quả có thể sẽ là con số "0" tròn trĩnh. Hoặc công việc sẽ không đạt được kết quả như mong muốn và đúng hạn.

Muốn đạt được kết quả thì bắt buộc phải bắt tay vào thực hiện, mà thực hiện là phải làm bằng mọi cách, mọi sức lực và dành tâm huyết cho nó. Chỉ có như vậy chúng ta mới có thể đạt được mục tiêu/mục đích đã đề ra.

6. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Điều này có nghĩa là: Khi kế hoạch vạch ra là như vậy, nhưng có thể không lường được hết mọi vất đề, vì thế mà bản kế hoạch có thể bị điều chỉnh một số nội dung, thời gian thực hiện.

Tuy nhiên, việc linh hoạt ở đây không được làm thay đổi mục đích. Nếu làm thay đổi mục đích thì bản kế hoạch này con như vứt đi. 

Chính vì vậy, nguyên tắc ở đây là linh hoạt, nhưng linh hoạt phải trong khuôn khổ và trong một giới hạn nhất định. 

Linh hoạt cũng đồng nghĩa với việc phải nhanh chóng, khéo léo để điều chỉnh, thay đổi một khâu hoặc một vài khâu để phù hợp hơn với quá trình thực hiện công việc để đạt được kết quả cao nhất. Nhanh chóng rút ngắn được thời gian đạt được kết quả.

Linh hoạt cũng có thêm một ý nữa chính là việc sử dụng các phương án kết hợp. Kể cả sử dụng một phương án dự phòng đã có sẵn.

7. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Việc này cứ nghĩ là không quan trọng, nhưng thực tế nó lại rất rất rất quan trọng và có ý nghĩa và tính chất đo lường kết quả.



Mọi công việc, mọi hành động theo kế hoạch thì đều phải được đo lường, được đối chiếu và giám sát/kiểm tra một cách nghiêm ngặt. Có như vậy chúng ta mới phát hiện được vấn đề, có thể là năng suất lao động thấp, có thể là máy móc sản xuất đang gặp vấn đề hoặc có thể nữa là nguồn tài chính không đủ hoặc người thực hiện không đảm bảo tốt công việc của mình.

Việc kiểm tra và phát hiện vấn đề trong quá trình thực hiện công việc sẽ giúp chúng ta có phương án dự phòng, điều chỉnh hoặc thêm, bớt nội dung công việc trong quá trình thực hiện kế hoạch nhằm đạt được kết quả cao nhất.

Một bản kế hoạch tốt, có đầy đủ các nội dung nêu trên và được áp dụng khuôn mẫu này cho nhiều nội dung công việc khác nhau thì sẽ hình thành nên thói quen. Và các thói quen khi không cần nhìn không cần đọc tài liệu nữa mà chúng ta áp dung cho tất cả các công việc thì đó là kỹ năng. Kỹ năng thì không phải tự nhiên mà có, đó là cả một quá trình dài, lặp đi lặp lại các quy trình này một cách thành thạo, nhuần nhuyễn.

Với nội dung nêu trên, Buingockhanh.com hy vọng sẽ giúp được nhiều cho quý vị.

Liên hệ tôi theo số điện thoại: 0989.290.948 (KHANH)

[/tintuc]

0 Nhận xét